Как сохранять базу знаний актуальной:
Привет, друзья!
Вы наверняка сталкивались с тем, что создаваемая база знаний со временем превращается в «свалку» устаревших документов, которые только увеличивают хаос и перегрузку. Это классический случай, когда база знаний начинает работать не на компанию, а против неё. Как избежать этой ошибки?
Сегодня предлагаем несколько подходов к организации базы знаний, которые помогут поддерживать её в актуальном состоянии и извлекать максимальную пользу для бизнеса. Подробности — в материале нашего информационного партнёра Марии Мариничевой: «✅ Как сохранять базу знаний актуальной». Читайте, делитесь, применяйте!
🟡«У нас есть база знаний, но никто не знает, что там есть и как это найти».
База знаний — первое, что создает компания, когда понимает, что наступает на грабли, тратит кучу денег на онбординг, теряет экспертизу с уходом специалиста. Компания не может расти, пока не поймет, что именно она уже знает, и не упорядочит эти знания, чтобы их можно было использовать.
Создавая базу знаний, компании считают, что это панацея от всех бед. Большая Красная кнопка, на которую нужно нажать только один раз, чтобы все вокруг изменилось и заиграло яркими красками. Больше о синдроме Большой Красной Кнопки я писала вот здесь.
Компании уверены, что создают надежного помощника, чтобы получать нужную и актуальную информацию, быстро обучать новичков, повышать компетенции сотрудников. А получают помойку с файлами, головную боль, стресс и перегрузку. И это очень разочаровывает!
Таких неприятностей можно избежать, если создавать базу знаний системно. Понимаете ли вы, зачем нужна база знаний, что в ней будет храниться, кто стейкхолдеры, потребители и создатели знаний и когда новые знания обычно создаются?
Четыре подхода к базе знаний помогут создавать ее системнее. У каждого есть риски, а также ключевые вопросы. Задайте их себе, и ответы помогут вам определить нужные роли и создать правила.
«Порядок в шкафу. Систематизируем все наше богатство».
Цель такой базы знаний — сохранить все прежде созданное и нажитое непосильным трудом, создать «одну точку доступа». Главный риск — быстрый путь к захламлению и хаосу.
Ключевые вопросы: понятные структура, стейкхолдеры, создатели и потребители знаний, а также периоды обновления. Например, если вы создаете базу знаний по проектам, то стейкхолдер — проектный офис, создатели и потребители знаний — команды, а обновление обязательно после каждого проекта.
«Стандарты качества. Чтобы не пересаживать свои мозги сотрудникам».
Такую базу знаний создают, чтобы контролировать результаты работы и делегировать задачи без потери качества. Она поможет, если вам, как руководителю и специалисту, надоело отвечать на вопросы сотрудников. В ней вы сохраните гайды и инструкции по активностям, бизнес-процессам и проектам. Риски — как оживить сухие инструкции, вложить в них нужный контекст, учесть новый опыт, чтобы сохранить их актуальность? Ключевой вопрос — кто потребители и создатели этих знаний? Кто использует инструкции в работе и получает новый опыт? Эти специалисты и смогут обновлять инструкции и следить за их актуальностью.
«Чемодан в дорогу. База ключевых знаний».
У вас есть практическая задача, и для ее решения вы создаете базу знаний. Например, в бизнес-юните сервиса и поддержки ожидается много новичков. Их нужно быстро научить и ввести в должность. Для этого вы собираете в базу знаний все, что им нужно знать. Какие риски такой базы знаний? Качество материалов вначале будет на высоте, но они могут быстро потерять ценность и актуальность, потому что в них не будет новых практик и историй успеха. Один из способов оживления такой базы знаний описан в этом кейсе.
Если вы понимаете, что без грамотной стратегии поиска и удержания талантов невозможно двигаться вперёд, хотите адаптироваться и остаться в игре, то мы ждем вас на TeamLead Conf++ 2024.
Доклады TeamLead Conf++ 2024
Как документировать процесс разработки и перестать говорить «у нас так принято». Екатерина расскажет, как в компании фиксируют каждый шаг разработки, связывают это с таск-трекерами и какие шишки они набили на пути к этой цели.
Как организовать менеджмент знаний на основе графов знаний и вовлечь в этот процесс команду и заказчика. Александр поделится опытом создания thinkspace для командного мышления на базе Notion.
Как большие языковые модели (LLM) могут революционизировать работу с базами знаний. Узнайте, как правильно обучать ИИ, чтобы он помогал извлекать информацию из базы знаний и выделял главное.
Как создать ИИ-ассистента, который отвечает на вопросы пользователей по базе знаний. Ольга расскажет, как организовать процесс подготовки контента для базы и настроить ИИ-ассистента.
Смотреть все доклады конференции
Специальное предложение до 31 октября 2024
Только до конца месяца у вас есть возможность сэкономить 6000 ₽ на участии в TeamLead Conf++ 2024. Успейте зарегистрироваться по выгодной цене, чтобы получить доступ к:
- общению со спикерами,
- глубокому разбору тем на митапах,
- выставочной зоне,
- презентациям и видеозаписям всех докладов,
- сытным кофе-брейкам и обедам,
- подаркам от партнёров и организаторов.
